Einen Serienbrief erstellen

Anleitung zur Erstellung eines Serienbriefs in Microsoft Word

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das denselben Inhalt an mehrere Empfänger sendet, wobei individuelle Daten (wie Name, Adresse, Anrede etc.) automatisch eingefügt werden. Dieses Verfahren wird insbesondere für geschäftliche Korrespondenz, Einladungen oder Rechnungen verwendet.

Schritt 1: Vorbereitung der Datenquelle

1. Öffnen Sie Microsoft Excel.

2. Erstellen Sie eine Tabelle mit den benötigten Datenfeldern. Die erste Zeile sollte die Feldnamen (z. B. „Anrede“, „Vorname“, „Nachname“, „Adresse“, „PLZ“, „Ort“) enthalten.

3. Geben Sie in den folgenden Zeilen die individuellen Daten jedes Empfängers ein.

4. Speichern Sie die Datei im .xlsx-Format an einem leicht auffindbaren Ort.

Schritt 2: Erstellen des Hauptdokuments

1. Öffnen Sie Microsoft Word.

2. Schreiben Sie den allgemeinen Text des Briefes, wobei Sie an den Stellen, an denen individuelle Daten eingefügt werden sollen, Platzhalter lassen (z. B. „Sehr geehrte*r [Anrede] [Nachname],“).

Schritt 3: Start des Seriendrucks

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Sendungen“ in der Menüleiste.

2. Klicken Sie auf „Seriendruck starten“ > „Briefe“.

3. Wählen Sie „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“.

4. Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Datei, wählen Sie sie aus und bestätigen Sie.

5. Falls Ihre Excel-Datei mehrere Tabellenblätter enthält, wählen Sie das korrekte Arbeitsblatt mit den Empfängerdaten aus.

Schritt 4: Einfügen von Seriendruckfeldern

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, an der ein personalisiertes Element eingefügt werden soll.

2. Klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen“ und wählen Sie das entsprechende Feld aus (z. B. „Vorname“, „Nachname“ etc.).

3. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Platzhalter im Dokument.

Schritt 5: Vorschau der Ergebnisse

1. Klicken Sie auf „Vorschau Ergebnisse“, um zu überprüfen, wie der Brief für die einzelnen Empfänger aussehen wird.

2. Navigieren Sie mit den Pfeilsymbolen durch die Empfängerliste und kontrollieren Sie die Darstellung.

Schritt 6: Fertigstellen des Seriendrucks

1. Wenn alle Daten korrekt erscheinen, klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“.

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • „Einzelne Dokumente bearbeiten“: Öffnet alle Briefe in einem neuen Dokument.

   • „Dokumente drucken“: Sendet die Briefe direkt an den Drucker.

   • „E-Mail-Nachrichten senden“ (nur bei Verwendung mit E-Mail-Adressen und entsprechender Konfiguration).

Schritt 7: Speichern und Archivieren

1. Speichern Sie sowohl das Hauptdokument als auch die Excel-Datenquelle.

2. Optional: Speichern Sie die erstellten Einzeldokumente separat, falls sie archiviert oder digital versendet werden sollen.